Akademik Veri Yönetim Sistemi
INTERNATIONAL CONGRESS ON OPEN LEARNING AND DISTANCE EDUCATION (ICOLDE 2021), Erzurum, Türkiye, 9 - 10 Ekim 2021, ss.295-305
Amaç: Türkiye’nin ikinci büyük Açıköğretim sisteminin yürütücüsü
olan Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi bünyesinde eğitim-öğretim ile
ilgili işlere yönelik yürütülen süreçlerin her birisinin manuel şekilde
yürütülen akışlarının bu çalışma kapsamında otomasyona dönüştürülmesi ve
otomasyona dönüştürme süreci sonunda sağlayacağı yararların ortaya konması
amaçlanmıştır.
Yöntem: Nisan 2017 – Haziran
2019 tarihleri arasında yapılan çalışmada, Atatürk Üniversitesi Açıköğretim
Fakültesine ait eğitim-öğretim ile ilgili işlere yönelik kullanılan dört
sürecin her biri bir otomasyon yazılımına dönüştürülerek tek bir İçerik
Geliştirme ve Yönetim Sistemi (İGYS)
Otomasyonu çatısı altında toplanmıştır. Bu süreçler ünite yazımı ve
revizyonu süreci, sınav süreci, sınav sonuçlarına itiraz süreci ve performans
süreci şeklinde gerçekleşmiştir.
Bulgular: Ünite Yazımı ve Revizyonu Süreci Otomasyonu;
Bu otomasyon 2017-2018 Güz Yarıyılı Döneminde uygulanarak 1491 üniteye revize,
819 üniteye yeniden yazım olmak üzere toplam 165 ders ve 2310 ünite üzerinde
gerçekleştirilmiştir.
Sınav Süreci
Otomasyonu; Bu otomasyon 2017-2018 Güz döneminden Haziran 2019
tarihine kadar 12 sınavda kullanılarak toplam 1648 ders için yaklaşık 52000
soru alınmasını sağlamıştır.
Sınav Sonrası
Soru İtiraz Süreci Otomasyonu; Bu otomasyon 2017-2018 Güz
döneminden Haziran 2019 tarihine kadar 12 sınav sonrasında kullanılarak gelen
itirazlara toplamda 13000’den fazla cevap verilmiştir. Yaklaşık 300 farklı soru
denetleme uzmanı bu cevapları vermede başrol oynamıştır. Bu süreçte toplam 284
soruya iptal, 116 soruya doğru cevap şıkkı güncelleme ve 10336 soruya ise maddi
hata yoktur cevapları verilmiştir.
Performans Süreç Otomasyonu; Koordinatör
Performans Sistemi, 2018 Yılı şubat ayından itibaren
başlamıştır ve toplam 40 koordinatörün görev aldığı sistemde 550’den fazla
performans belgesi alınmıştır. Kitap
Ön Değerlendirme Uzmanlarının Performans Sistemi, Bu
performans sistemi 2018 Yılı Ocak ayından itibaren başlamıştır ve toplam 45
görevlinin görev aldığı sistemde 650’den fazla performans belgesi alınmıştır. Komisyon
ve Kurulda Görev Alan Kişilerin Performans Sistemi, Bu
performans sistemi 2018 Yılı Mart ayından itibaren başlamıştır ve halen düzenli
olarak kullanılmaktadır. Haziran 2019 tarihine kadar toplam 63 görevlinin görev
aldığı sistemde 500’den fazla performans belgesi alınmıştır.
Sonuç ve Öneriler: Araştırma bulguları otomasyonun devreye alınması
sonrasında iş gücü, personel istihdamı, veri güvenliği ve zaman tasarrufu
noktasında ciddi kazanımlar elde edildiğini göstermektedir.
Anahtar Kelimeler: Açıköğretim,
İçerik geliştirme, İş akışı, Süreç, Otomasyon, Yönetim
Purpose: Within the scope of this study, it is aimed to transform
the manual flows of each of the processes carried out for education-related
works within the body of Atatürk University Faculty of Open Education, which is
the executive of the second largest Open Education system in Turkey, and to
reveal the benefits it will provide at the end of the automation process.
Method: In the study carried out between April 2017 and June 2019,
each of the four processes used for education-related works of Atatürk
University Faculty of Open Education were converted into an automation software
and gathered under a single Content Development and Management System
Automation. These processes took place in the form of unit writing and revision
process, exam process, objection process to exam results and performance
process.
Results: Unit Writing and Revision Process Automation; This
automation was implemented in the 2017-2018 Fall Semester and was carried out
on a total of 165 courses and 2310 units, including revisions to 1491 units and
rewriting to 819 units.
Exam Process Automation; This
automation has been used in 12 exams from the 2017-2018 Fall semester to the
end of the thesis, resulting in approximately 52000 questions for a total of
1648 courses.
Post-Exam Question Objection
Process Automation; This automation was used after 12 exams from the 2017-2018
Fall semester to June 2019, and a total of more than 13000 answers were given
to the objections. Nearly 300 different question inspection experts played a
leading role in providing these answers. In this process, a total of 284
questions were answered with cancellation, 116 questions with correct answers,
and 10336 questions with no material errors.
Performance Process Automation;
The Coordinator Performance System started in February 2018 and more than 550
performance certificates were obtained in the system, in which a total of 40
coordinators took charge. Book Pre-Evaluation Experts' Performance System, This
performance system started in January 2018, and more than 650 performance
certificates were received in the system, in which a total of 45 officers were
employed.The Performance System of the Commission and the Persons Working in
the Board, This performance system started in March 2018 and is still used
regularly. More than 500 performance certificates were received in the system,
in which a total of 63 employees worked until June 2019.
Conclusion and Suggestions: Research findings show that after the
commissioning of automation, serious gains have been achieved in terms of
workforce, personnel employment, data security and time saving.
Key words: Open education, Content development, Workflow, Process,
Automation, , Management.