Akademik Veri Yönetim Sistemi
III. International Congress on Economics and Administrative Sciences, Bingöl, Türkiye, 22 - 23 Mayıs 2025, ss.366-367, (Özet Bildiri)
Dijitalleşme, organizasyonların verimliliğini artırmak, süreçleri hızlandırmak ve kaynak kullanımını optimize etmek için önemli bir strateji haline gelmiştir. Sürekli eğitim merkezleri, toplumun her kesimi için hayat boyu öğrenme faaliyetleri sunan ve yoğun operasyonel süreçler yürüten dinamik yapılardır. Geleneksel süreç yönetimi uygulanan merkezlerde, kayıt işlemleri, kurs yönetimi ve sertifikalandırma gibi süreçler manuel olarak yürütülmektedir. Bu da zaman kaybına, evrak takibinde aksaklıklara ve operasyonel verimsizliklere yol açmaktadır. Ayrıca, fiziksel evrak kullanımı nedeniyle bilgiye erişim sınırlanmakta, arşivleme ve belge güvenliği gibi zorluklar ortaya çıkmaktadır. Bu durum, süreçlerin takibini zorlaştırırken, erişilebilirlik ve şeffaflık gibi kritik unsurların da yetersiz kalmasına neden olmaktadır. Bu doğrultuda çalışmanın amacı, geleneksel yöntemlerin uygulandığı merkezlerdeki tüm operasyonel süreçlerin yöneticiler, eğitmenler ve öğrenciler tarafından kullanılabilecek web tabanlı bir sistem aracılığıyla dijitalleştirilerek daha verimli, etkin, şeffaf ve erişilebilir bir yapıya kavuşturulmasını sağlamaktır. Bu kapsamda, sunucu tarafı PHP tabanlı Laravel framework ile geliştirilen sistemin arayüzü HTML, CSS ve JavaScript ile tasarlanmıştır. Geliştirme sürecinde, ihtiyaçların değişkenliğine uyum sağlamak ve sürekli geri bildirim alarak sistemin işlevselliğini artırmak amacıyla ‘Çevik Yazılım Geliştirme Yaklaşımı’ benimsenmiştir. Artvin Çoruh Üniversitesi Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezinde kullanıma sunulan sistem, kullanıcı rollerine göre yetkilendirme yaparak süreçlerin etkinliğini sağlamayı amaçlamaktadır. Sistemle birlikte, yöneticiler kurs başvurularını, kontenjan ve sertifikalandırma süreçlerini yönetebilir, kullanıcı yetkilendirmeleri yapabilir, evrak düzenleme, talep etme ve arşivleme süreçlerini kontrol edebilir. Eğitmenler kurs başvurularını gerçekleştirebilir, başvuru detaylarını düzenleyebilir, başvuru durumlarını takip edebilir ve sertifikalandırma sürecinde onay veya ret yetkisine sahiptir. Öğrenciler ise kursları görüntüleyip başvurularını ve evrak süreçlerini yönetebilir ve sertifikalarına erişebilir. Sonuç olarak süreçler hızlandırılmış, evrak yönetimi sistematik bir yapıya kavuşmuş ve bilgiye erişim kolaylaşmıştır. Ayrıca, süreçlerin şeffaf ve izlenebilir olması hata payını en aza indirmiş, paydaşlar arasındaki iletişim ve koordinasyonu güçlendirmiştir. Böylece, zaman ve kaynak tasarrufu sağlanarak verimlilik artırılmış ve operasyonel süreçler daha sürdürülebilir bir yapıya erişmiştir. Geliştirilen sisteme https://artsem.artvin.edu.tr/ adresinden erişilebilmektedir.
Digitalization has become a key strategy for increasing organizational efficiency, accelerating processes, and optimizing the use of resources. Continuing education centers are dynamic structures that offer lifelong learning opportunities for all segments of society and manage intensive operational processes. In centers where traditional process management is implemented, processes such as registration, course administration, and certification are carried out manually. This leads to time loss, document tracking problems, and operational inefficiencies. Furthermore, the use of physical documents limits access to information and creates challenges in archiving and document security. This situation complicates process monitoring and results in insufficient levels of accessibility and transparency—two critical elements for effective administration. Accordingly, the aim of this study is to digitalize all operational processes in centers where traditional methods are still in use, through a webbased system accessible to administrators, instructors, and students, thereby achieving a more efficient, effective, transparent, and accessible structure. In this context, the server-side of the system was developed using the PHP-based Laravel framework, while the interface was designed with HTML, CSS, and JavaScript technologies. To accommodate changing needs and enhance functionality through continuous feedback, the Agile Software Development Approach was adopted during the development process. The system, deployed at the Artvin Çoruh University Continuing Education Application and Research Center, is designed to ensure efficient process management by assigning role-based authorizations. Through the system, administrators can manage course applications, quotas, and certification processes; authorize users, and oversee document creation, submission, and archiving. Instructors can submit course applications, edit application details, track application statuses, and approve or reject certification processes. Students, on the other hand, can browse available courses, manage application and document submission processes, and access their certificates. As a result, the operational processes have been accelerated, document management has become more structured, and access to information has been simplified. Furthermore, increased transparency and traceability have minimized error rates and strengthened communication and coordination among stakeholders. Consequently, time and resource savings have been achieved, enhancing overall efficiency and enabling a more sustainable structure for operational processes. The developed system can be accessed at https://artsem.artvin.edu.tr/.