Akademik Veri Yönetim Sistemi
DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ, Yrd.Doç.Dr.Salih Börteçine AVCI, Editör, Atatürk Araştırma Merkezi, Erzurum, 2016
•DOSYALAMA YÖNETİMİ
•Yönetim, önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaşabilmek için elde bulunan
kaynakları plan ve koordine edip daha sonra denetimini sağlama sanatıdır.
•Dosyalama yönetimi; dosyalama faaliyetlerininin planlanması, örgütlenmesi,
yöneltilmesi, koordine edilmesi ve denetimi olarak tanımlanabilir. Dosyalama
yönetimi, işletmenin bütün bölüm ve birimleri ile ilgili olduğu için sadece
dosyalamadan sorumlu yöneticinin veya dosyalama personelinin çabaları veya
dosyalamada yerine getirilen faaliyetlerle sınırlı değildir. Dosyalama yönetimi,
sadece gelen veya giden evrakları bir yerlere muhafaza etmek anlamına
gelmemelidir. Bilgi ve belgeler ilgili oldukları konulara, birimlere, sınıflara göre
sınıflandırılarak yapılmalıdır. Dosyalama yönetimi belirli başlı kuralları olan bir
süreç değildir. Bu yüzden zaman zaman bazı problemlerle karşılaşılacaktır.
Mevcut personel öncelikle problemin ne olduğu tüm bilgilerden, deneyim ve
tecrübelerden yararlanarak doğru biçimde tespit etmeli daha sonra çözüm için
gerekli alternatifler belirleyip bu alternatiflerden en uygun olanını seçip
uygulayarak problemi ortadan kaldırır. Problem doğru tespit edilirse yanlış
çözüm getirilse bile ilerleyen zamanlarda doğru çözüm bulunacaktır ancak
problem yanlış tespit edilirse ve bu problemlere doğru çözüm üretilirse iş daha
karmaşık içinden çıkılmaz bir hâl alacaktır.
•Organizasyonlar faaliyetlerine başlamadan önce nasıl bir yazışma, nasıl bir
dosyalama ve nasıl bir arşivleme yapacağına karar vererek başlar. Kamu
organizasyonlarında bu durum gerek yönetmelik gerekse genelgeler ile
belirlenmiştir. Özel organizasyonlarda faaliyetler sonucu ortaya çıkan evraklar,
gerekli işlemler yapıldıktan sonra organizasyonun karar verdiği sistem dâhilinde
dosyalanır. Karar verilen bu sistem, ileride organizasyonun büyümesi, birbiriyle
ilişkili yeni faaliyet dallarının oluşması, iş hacminin artması gibi durumlara
kolayca adapte edilebilmelidir; eğer bu sistem mevcut durumunu devam ettirip
yeni oluşuma direnç gösterirse organizasyonun ihtiyaçlarına cevap veremez ve
bundan ötürü faaliyetler aksar veya durur.
•DOSYALAMA YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
•Dosyalama Yönetiminde Planlama
•Dosyalama Yönetiminde Örgütleme
•Dosyalama Yönetiminde Koordinasyon
•Dosyalama Yönetiminde Yöneltme
•Dosyalama Yönetiminde Denetim
•STRATEJİK DOSYALAMA YÖNETİMİ
•Strateji, bir amaca ulaşabilmek için eylem birliği sağlama ve düzenleme
sanatıdır. Stratejik dosyalama yönetimi ile işletmelerin dosyalama birimleri
arasında aşırı farklılıklar olmayacaktır. Günümüzde kamu kuruluşlarının çoğu
stratejik dosyalama ile departmanlarının çoğunda bir strateji geliştirerek
dosyalamada oluşabilecek karışıklıkları ortadan kaldırmıştır.
•İNSAN KAYNAKLARININ DOSYALAMA YÖNETİMİ AÇISINDAN ÖNEMİ
•İnsan kaynakları yönetimi, örgütün ihtiyaç duyduğu insan kaynağının
sağlanması, bu kaynaklardan en etkili, en verimli ve akılcı biçimde
yararlanılması, bu kaynağın yönlendirilmesi, motive edilmesi, örgüt kültürünün
bir öznesi hâline getirilmesi için üst düzey yöneticilerine görev ve sorumluluk
yükleyen çalışmaların tümüdür.
•Dosyalama bölümüne alınacak olan iş gören disiplinli, sorumluluk sahibi, sır
saklayabilen, hafızası güçlü, anlama kabiliyeti yüksek, kendisinden yapılmasını
istediği işin gerekliliklerine uygun nitelikte olan bir kişiden seçilip
çalıştırılmalıdır. Bu özelliklere uymayan kişiler çalıştırılırsa işletmenin bölümleri
arasında bilgi ve belge akışı aksar ve dolayısıyla işletme bu işten telafisi
olmayan zararlar görebilir